Stehen Sie kurz vor der Ordinationsgründung und benötigen noch die für Sie passende Praxissoftware? Oder haben Sie gerade eine Ordination übernommen und streben einen Ordinationssoftware-Wechsel an? Ob Kassenordination oder Wahlarzt, lesen Sie hier, was bei der Wahl der richtigen Software für Ihre Ordination zu beachten ist.
Hardware und Betriebssystem
Sichere und stabile Hardware ermöglicht den einwandfreien Einsatz einer modernen Ordinationssoftware. Apple-Geräte bieten eine schicke und übersichtliche Benutzeroberfläche und sind darüber hinaus sehr sicher. Auch unerfahrene User finden sich schnell mit dem iOS-System zurecht.
Um eine möglichst reibungslose Nutzung der Ordinationssoftware zu ermöglichen, empfiehlt es sich, eine Software zu wählen, die exklusiv für das in der Ordination verwendete Betriebssystem / Hardware entwickelt wurde. Die passende Ordinationssoftware gibt es heutzutage als stationäre oder mobile Lösung für unterschiedliche Betriebssysteme.
Anbindung an externe Systeme
Um einen einwandfreien Datenaustausch zwischen der Ordinationssoftware und den medizintechnischen Geräten zu ermöglichen, ist es wichtig, dass die nötigen Schnittstellen vorhanden sind. Ob Einzel- oder Gruppenpraxis, eine Ordinationssoftware soll sich perfekt in die bestehende IT-Infrastruktur einfügen. Prüfen Sie vorher, ob alle Ihre Geräte mit der Software verbunden werden können. Meistens findet sich eine genaue Aufstellung darüber auf der Website der Hersteller oder es lässt sich während des Beratungsgesprächs in Erfahrung bringen.
Funktionen (E-Rezept, ELGA, Terminplanung)
Eine Ordinationssoftware für Kassenarzt oder Wahlarzt sollte verschiedene Features mitbringen, um den Tagesablauf und die Arbeit der Ordinationsgehilfen zu erleichtern. Wichtige Features sind bspw.:
- (Online-)Terminkalender zur effizienten Terminverwaltung. Zum Beispiel, über den Online-Terminkalender von arzt-direkt können Patienten selbstständig über die Ordinationswebsite Termine buchen und stornieren
- Selbstanmeldeterminal zur Entlastung des Personals an der Ordinationsanmeldung
- Spracherkennung zur schnellen Dokumentation während der Ordination
- mobiles Arbeiten über bspw. iPad oder iPhone bei Visiten
- individuell anpassbare To Do-Workflows passend zu den Abläufen in der Ordination
- Unkomplizierte und schnelle Abrechnung
- Voreingestellte Briefvorlagen und individuell anpassbare Formulare, die wiederkehrende Abläufe automatisieren
- Telemedizin-Funktionalitäten wie eCard, e-Impfpass, ELGA
Größe und Struktur einer Ordination (Einzelpraxis, Gruppenpraxis), Kassenordination, Wahlarztpraxis
Die meisten Systeme für die Verwaltung von Ordinationen eignen sich für Kassen- und Wahlordinationen in verschiedenen Größen. Ordinationssoftware für Primärversorgungseinheiten oder Praxen mit verschiedenen Standorten sollte die notwendigen Voraussetzungen dafür mitbringen. Dazu zählen unter anderem ausreichend Ressourcen zur Umsetzung und Betreuung. Einzelplatz-Lösungen benötigen meist weniger Funktionen, daher bietet sich eine Software an, die sich entsprechend der Größe und Struktur einer Ordination anpassen lässt.
Fachrichtungen-Spezifika
Je nach Fachrichtung entstehen verschiedene Anforderungen an eine Ordinationssoftware. Informieren Sie sich vorab, ob diese erfüllt werden können und ob es möglich ist, die Software auf die jeweiligen Anforderungen zu konfigurieren. Augenärzte benötigen zum Beispiel individuell anpassbare Sehhilfeverordnungen. Für Allgemeinmediziner ist der Offline-Modus für Visiten wichtig. Psychotherapeutinnen profitieren besonders von digitalen Fragebögen am iPad.
Nutzbarkeit (intuitive Oberfläche)
Um nach der Installation der Ordinationssoftware schnellstmöglich zurück in den gewohnten Tagesablauf zu gelangen, ist es für Ordinationsgehilfen und Ärzte wichtig, sich schnell mit dem Programm zurechtzufinden. tomedo® Ordinationssoftware ist so programmiert, dass sie sich stark an der Benutzeroberfläche von Mac und iOS orientiert und somit leicht zu verstehen ist. Darüber hinaus bekommen Sie einen umfangreichen Support (s. unten).
Moderne Technologien, z.B. KI in der Ordinationssoftware
Moderne Ordinationssoftware bringt innovative Features mit sich und sollte stetig weiterentwickelt werden. Durch die Unterstützung von Künstlicher Intelligenz können bereits heutzutage einige Abläufe automatisiert werden – z. B. die Anrufannahme in der Ordination mit der Hilfe von KI der Firma Aaron.ai.
Support
Um langfristig erfolgreich mit einer Ordinationssoftware zu arbeiten, sollte eine Betreuung für Notfälle oder Fragen verfügbar sein. Von der ersten Schulung, über häufig gestellte Fragen und Webinare bis hin zum 1:1 Support sollte in jedem Fall Hilfe zur Verfügung stehen, wo sie benötigt wird.
Besonders hilfreich ist es, wenn sich Nutzer der gleichen Ordinationssoftware austauschen und gegenseitig unterstützen können. Hier finden Sie z. B. das sehr viel genutzte tomedo®-Forum, wenn Sie sich das mal anschauen möchten: forum.tomedo.de
Vertragsbedingungen und Probelauf
Vor dem Erwerb einer Ordinationssoftware ist ein Testdurchlauf auf einer Demoversion oder durch einen kostenfreien/-günstigeren Probezeitraum empfehlenswert. Bei dem Wechsel der Ordinationssoftware sollte sichergestellt werden, dass die Daten aus der alten Software problemlos in die neue übertragen werden können. Dies kann beispielsweise durch eine Test-Datenkonvertierung gewährleistet werden.
Des Weiteren ist beim Vertrag darauf zu achten, dass dieser mind. quartalsweise, bestenfalls sogar monatlich kündbar ist, um im Falle einer Unzufriedenheit nach der Umstellung die Möglichkeit zu haben, kurzfristig zu einem anderen Anbieter von Ordinationssoftware zu wechseln.
